Art. 8 :

Deux dossiers sont constitués pour chaque jeune :

• un dossier médical comportant :
  • la copie des certificats de vaccination,
  • autorisation des parents pour les interventions urgentes,
  • coordonnées du médecin traitant,
  • mais aussi comptes-rendus des entretiens des familles et du jeune avec le médecin psychiatre et la psychologue.
• Un dossier socio-éducatif comportant :
  • le dossier d’admission (demande de placement, comptes-rendus des services ayant orienté le jeune, les conclusions de la synthèse d’admission),
  • un dossier social (suivi par l’assistante sociale de l’établissement),
  • un dossier de synthèse (projets individuels, bilans établis en réunion d’équipe pluridisciplinaire),
  • un dossier correspondance avec la famille,
  • un dossier de sortie (décision et motifs de sortie et orientation choisie).

Les dossiers sont conservés dans deux armoires fermant à clé, dans le bureau du médecin, et sont couverts par le secret professionnel.

• Le dossier médical des usagers :
  • secret des informations médicales : Les dossiers médicaux des usagers sont sous la responsabilité du médecin de l’établissement.
  • qui a accès aux dossiers ? Le médecin de l’établissement est seul autorisé à avoir accès aux dossiers. Conformément à la loi, le dossier peut être communiqué à la famille par le médecin de l’établissement. La famille a la possibilité de se faire accompagner du médecin traitant du jeune suivi dans l’établissement.
  • quelles informations peuvent être transmises ? Les éléments nécessaires à la bonne santé des jeunes doivent être transmis au personnel qui en a la responsabilité.
  • Des éléments du dossier médical peuvent être envoyés aux médecins des établissements et services en vue d’une orientation future du jeune adulte, ainsi qu’aux médecins de la MDPH lors des demandes de prolongation de prise en charge. Les familles sont informées de ces transmissions.
  • comment peut-il être transmis ? Ces éléments de dossier sont envoyés par lettre recommandée, toujours sous pli confidentiel.
  • Lorsque la famille souhaite que le dossier lui soit communiqué, un rendez vous lui est proposé dans un délai de 1 mois.

• Conditions de communication et de consultation des dossiers socio-éducatif :
  • où ? Les dossiers socio-éducatifs sont consultables dans les des bureaux de l’établissement.
  • quand ? A tout moment, pour le personnel de l’équipe médico-sociale, lors de rendez-vous pour les familles et les usagers.
  • avec qui ? Seul, pour les membres de l’équipe médico-sociale, en compagnie du médecin, de la psychologue ou du directeur, pour les familles et les usagers.
  • Comment peuvent-ils être communiqués ? Des éléments du dossier socio-éducatif peuvent être envoyés sous pli confidentiel aux établissements et services en vue d’une orientation future du jeune adulte. Les familles sont informées de ces transmissions.
  • Lors des demandes de prolongation de prise en charge, envoyées à la MDPH, ces éléments de dossier sont envoyés par lettre recommandée, toujours sous pli confidentiel.